Archivierung - Digitales Archiv

DMS, Archivierung, Dokumentenmanagement – Der erste Schritt zum digitalen Unternehmen

Die Digitalisierung schreitet voran und ist für jedes Unternehmen unabdingbar, wenn es auch in Zukunft erfolgreich bleiben möchte. Daher ist es umso überraschender, dass laut der Studie „Digital Office im Mittelstand 2019“ der Bitkom e.V. lediglich 19% aller Unternehmen für die Digitalisierung gerüstet sind. Der Begriff jedoch ist weitreichend, denn die Digitalisierung betrifft so gut wie alle Bereiche des Unternehmens. Kommunikation, interne Vorgänge wie die Prüfung von Rechnungen oder Verträgen, der digitale Arbeitsplatz inkl. Home-Office und vieles mehr – die Liste notwendiger Veränderungen scheint unendlich. In diesem Beitrag (oder auch gerne persönlich) erklären wir Ihnen, wie Sie Ihr Unternehmen mit Hilfe eines Archivierungssystems (oder auch DMS, Dokumentenmanagementsystem) zukunftstauglich machen.

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Welche Fragen Sie klären sollten

Um mit der Digitalisierung Ihres Unternehmens zu Beginnen, sollten Sie zunächst die Rahmenbedingungen des Projekts festlegen. Zu klären ist dabei

unter anderem:

Welche Systeme benötigen wir? z.B. DMS/ECM, ERP, branchenspezifische Programme

Welche Voraussetzungen müssen die Systeme erfüllen? z.B. Anbindung an Drittsysteme, einfache Bedienung
Wie hoch ist das Gesamtbudget / das Budget für die einzelnen Programme?
Wie schnell möchten wir mit der Umsetzung beginnen?

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) - eine neue, digitale Unternehmenskultur?

Die Umstellung auf eine digitale Dokumentenverwaltung bzw. elektronische Archivierung bildet die Grundlage. Gerade in der momentanen Phase wo "alles vom Home-Office spricht" sollten Dokumente überall verfügbar sein. Die Flut an Informationen, die es im Geschäftsalltag zu verarbeiten gilt, ist enorm und ohne eine gute Struktur nicht bewältigbar. Folglich ist die Einführung eines digitalen Ablagesystems der erste wichtige Schritt, um Ihr Unternehmen erfolgreich auf Industrie 4.0 vorzubereiten. Ziel sollte es sein, die Zettelwirtschaft durch digitale Informationssysteme abzulösen – so können Sie in einer schnelllebigen Arbeitswelt flexibel auf Veränderungen (z.B. Home-Office) reagieren.

Was muss ein gutes DMS können?

Je nach dem, wie Sie das System in Ihrem Unternehmen einsetzen möchten, müssen unterschiedliche Funktionen durch das DMS gewährleistet werden. In der Regel sollte das System jedoch folgendes beinhalten:

Volltext-OCR und Volltext-Suche (dadurch wird eine Google-artige Suche ermöglicht)
Kategorisierung von Dokumenten
Workflow-Funktion
Individuelle Rechtevergabe
Versionsverwaltung
Revisionssichere Archivierung sämtlicher Dateiformate
E-Mail-Archivierung
Schnittstelle zu anderen im Unternehmen eingesetzten Systemen (z.B. zum ERP-System)

Was kostet ein DMS?

Anschaffunfgskosten: Implementierung
In der Regel wird das System entweder über ein Rechenzentrum (Cloud) oder einen Server im Unternehmen (On-Premises) betrieben – ersteres geht meist mit geringeren Implementierungskosten einher.
Laufende Kosten: monatliches Mietmodell
Die Kosten eines solchen Systems variieren selbstverständlich. Je nach Anbieter, Leistungsumfang und Dauer sollten bei einem monatlichen Mietmodell ca. 30-60€/User pro Monat eingeplant werden. Bei 10 Nutzern liegen die Kosten pro Jahr zwischen 3600€-7200€.

aktefix® DIGITAL ARCHIV (früher starfinder)

Das revisionssichere aktefix® Digital Archiv & DMS erleichtert Ihren Arbeitsalltag durch zahlreiche nützliche Funktionen und stellt gleichzeitig sicher, dass alle Anforderungen der GoBD 2020 und DSGVO erfüllt werden.

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